سرعت شاید مهمترین ثروت در هزاره سوم و عصر جدید موسوم به عصر اطلاعات باشد.
برای کاستن زمان پاسخگویی و بهبود انعطافپذیری، باید شکل کاملا جدیدی از سازمانها بوجود آیند.
سازمانهای مجازی که امروزه با سرعت بالایی در حال شکلگیری هستند میتوانند پاسخی به این نیازهای جدید باشند.
تحول الکترونیکی به طرق مختلف تجارت را تغییر داده است .
ساختارهای سازمانی سنتی ، دیگر نمیتوانند با این تحولات سازگار باشند.
سرعت روز افزون جهانی سازی و تغییرات شدید ، نیازمندی به یک ساختار تجاری که بتواند این شرایط را به بهترین وجه بکار گیرد، حیاتی ساخته است.
عدم توجه بسیاری از شرکتها به این شرایط جدید باعث ورشکستگی آنها شده است.
بازار جدید نیازمند سازگاری مداوم و واکنشهای فوری است.
سرعت هماکنون یک شاخص رقابتی است و در نتیجه مدل قدیمی و کلاسیک تجارت رنگ خواهد باخت.
امتیازات رقابتی گذشته دیگر دوام ندارد، استراتژیهای مبتنی بر هزینه به سختی باقی مانده و دوام میآورند.
سازمانها و شرکتهایی که در یک سازمان حجم وسیعی از فعالیتها را انجام میدادند، جای خود را به شرکتهای کوچکی دادهاند که برای جلب رضایت مشتریانشان روی فعالیت خاصی متمرکز شدهاند.
در بازار و عصر جدید سازمانهایی که از دانش، افراد متخصص و فناوریهای روز به خوبی استفاده نمایند موفقتر هستند.
کوچک شدن، مهندسی مجدد و تمرکز، برخی از رویکردهایی هستند که شرکتها و دولت هابرای شناسایی فعالیتهای بدون ارزش افزوده روی آنها حساب میکنند.
فعالیتهای اقتصادی شبکهای و تبادل اطلاعات اقتصادی فواید زیادی را برای استراتژی منبع یابی بیرونی به ارمغان آورده است.
در نتیجه در دنیای امروزی نیاز به حضور دولت های مجازی بیشتر حس می شود .
دولت الکترونیک چیست ؟
دولت الکترونیک استفاده سهل و آسان از فناوری اطلاعات به منظور توزیع خدمات دولتی به صورت مستقیم به مشتری، به صورت 24 ساعته و 7 روز هفته میباشد ؛ دولت الکترونیک، یک دولت ارقامی دیجیتالی بدون دیوار و یک دولت بدون ساختمان و سازمانی مجازی است که خدمات دولتی را به صورت بلاواسطه به مشتریان ارائه میدهد و موجب مشارکت آنان در فعالیتهای سیاسی میگردد.
دولت الکترونیک یک شکل پاسخگویی از دولت میباشد که شهروندان در فعالیتهای اجتماعی شرکت میدهد بنابراین مردم دولتشان را بر سرانگشتان خویش خواهند داشت.
دولت الکترونیک استفاده از فناوری به منظور تسهیل امور دولت از طریق ارائه خدمات و اطلاعات کارا و موثر به شهروندان و شرکتهای تجاری و تولیدی میباشد.
دولت الکترونیک ترکیبی از فناوری اطلاعات شبکه تار عنکبوتی جهانگستر وب به منظور ارائه خدمات به طور مستقیم به عامه مردم است
تاریخچه دولت الکترونیک :
در سال 1990 ، بخش خصوصی آمریکا مسئول خلق خدمات الکترونیکی شد.
وجود فناوری وب موجب برخی اقدامات تجاری در شرکت ها شد که نتایج خوب و قابل توجهی به همراه داشت و همچنین باعث شد تا بازه کاری کارکنان به طرز قابل ملاحظه ای افزایش پیدا کند .
هنگامی که از فناری وب در اکثر بخش ها ی خصوصی استفاده شد دولت در این زمینه عقب بود و لذا توجه
دولت مردان و مسئولین حکومتی به این مسئله معطوف شد که ارئه خدمات به شهروندان به صورت الکترونیک بسیار ساده تر و کار امد تر خواهد بود.همچنین وینتون سرف که بعنوان یکی از پدر بزرگان اینترنت محسوب می شود این پیشنهاد را به رهبران دولت داد :
لطفا از فناوری اطلاعات استفاد کنید اجازه دهید که خدمتتان بیشتر در دسترس باشد.
همچنین هرگز از فناوری وب نهراسید اما همواره برای آن برنامه ریزی کنید.
لذا شهر گولدن به این نیاز استراتژیک پی برد و در ژوئیه 2001 برنامه ریزی استراتژیک خودرا برای دولت الکترونیک تدوین کرد.
ویژگی های دولت الکترونیک :
هدف دولت الکترونیک ارائه خدمات بهتر، با هزینه، کمتر و اثر بخشی بیشتر است؛ ولی نمیتوان استاندارد مشخصی برای سایر ویژگیهای آن معرفی کرد، زیرا هر دولتی میتواند با توجه به نیازهای جامعه خودش نظام دولت الکترونیک را پایهریزی کند.
اما مهمترین ویژگی هایی که هر دولت الکترونیک داراست موارد موارد ذیل است:
• S(SMALL) : دولت الکترونیک نباید گستردگی بیش از حد داشته باشد؛ تا بتواند از اتلاف نیروی انسانی و سرمایه جلوگیری کند.
بنابراین بهتر است دولتهای بزرگ به دولتهای محلی کوچکتر تقسیم شوند.
• M(MORAL) : دولت الکترونیک باید مقید به اخلاق بوده و حریم اطلاعات خصوصی شهروندان را حفظ نماید.
• A (AUDITABLE) : دولت الکترونیک باید نسبت به فعالیت اجتماعی، اقتصادی و سیاسی که انجام میدهد جوابگو باشد؛ بدین معنی که شهروندان بتوانند تا حد امکان از روند پیشرفت این فعالیتها آگاهیهای لازم را کسب کنند.
• R (RESPONSIBLE) : دولت الکترونیک باید در صورت بروز مشکلاتی ناشی از فعالیتهایش به مردم پاسخگو باشد.
• T (TRANSPARENT) : دولت الکترونیک باید از موضع شفافی در رابطه با امور
شهروندان برخودار باشد.
شهروندان برخودار باشد.
ساختار و روابط دولت الکترونیک : در واقع ستون اصلی دولت الکترونیک، ارتباطی است که دولت با شهروندان، بنگاههای اقتصادی، کارکنان و سایر مؤسسات دولتی برقرار میسازد و این ارتباطات است که روح دولت الکترونیک را تشکیل میدهد.
در این قسمت سعی میکنیم ابعاد مختلف دولت الکترونیک و روابط بین آنها را بشناسیم.
دولت الکترونیک برای سرویسدهی به شهروندان، واحدهای خصوصی و سازمانهای دولتی دیگر، از مجراهای مختلفی استفاده میکند که این خود به روابطی مابین دولت و ارکان جامعه میانجامد که تحت عناوین زیر دسته بندی میشوند: G2E : GOVERNMENT TO EMPLOYEES رابطه بین دولت با کارمندانش است و شامل سرویسهایی است که از طرف دولت به کارمندان اداری سازمانهای مختلف دولتی در رابطه با کار و شغل آنها ارائه میشود.
این سرویسها میتوانند شامل امور مالی، حقوقی و مالیات و … مربوط به کارمندان باشد.
رسیدگی به نحوه عملکرد کارمندان و ارتباطات داخلی یک سازمان دولتی جهت کاهش کاغذبازی و جلوگیری از اتلاف زمان و افزایش کارایی سازمان دولتی نیز میتواند از جمله کارکردهای GE باشد.
G2B : GOVERNMENT TO BUSINESS رابطهای بین دولت و بنگاههای تجاری وخصوصی است که طی آن دولت سرویسی رابه آن سازمان یا شرکت خصوصی ارائه میدهد.
به عنوان مثال میتوان به مزایدهای که از طرف دولت در اینترنت به اجرا گذاشته میشود و شرکتهای خصوصی از طریق اینترنت در این مزایده شرکت میکنند اشاره کرد.
خدماتی از قبیل ارائه مجوز وگواهینامهها، انجام خرید و فروش کالاها، خدمات وغیره دراین بخش انجام میگیرد.
G2G : GOVERNMENT TO GOVERNMENT رابطهای بین سازمانهای درون دولت و یا بین دولتهای مختلف که طی آن، هریک از این سازمانها یا دولتها میتوانند به دیگری سرویس دهند و یا روابطی در زمینههای مختلف داشته باشند.
اکثر امور اداری دولت به نحوی به هم مربوط هستند.
بدین معنی که اطلاعات یک سازمان یا بخش مورد استفاده، از سرعت و اطمینان کافی برخوردار نیست.
به همین دلیل نیاز به اتصال سازمانهای مختلف دولتی احساس میشود G2C : GOVERNMENT TO CITIZEN مهمترین و گسترده ترین نوع کاربرد دولت الکترونیک، رابطه دولت با شهروندان و بالعکس است.
این رابطه شامل اخذ اطلاعات از سوی شهروندان از سازمانهای دولتی و ارائه خدماتی از سوی دولت به شهروندان به شیوه الکترونیک است .
به عنوان مثال در یک رأیگیری الکترونیکی فرمها و آرائی که شهروندان به دولت ارائه میدهند مراحل تکامل و توسعه دولت الکترونیک : سازمان ملل براى ارزیابى پیشرفت کشورها در برپائى دولت الکترونیکى پنج مرحله را شناسائى نمودهاست.
مرحله نوظهور (Emerging) : در این مرحله اطلاعات عمومی درباره خدماتی که سازمان های دولتی ارائه می کنند بر روی اینترنت به مردم ارائه می شود این اطلاعات معمولا" به صورت جزوات الکترونیک ارئه می شود.
در این مرحله دردسترس بودن فرایندهای حکومتی نیز تشریح و شفاف سازی می شود .
همچنین در طی این مرحله تعدادى وب سایت ساده و مستقل از هم توسط دستگاههاى دولتى ایجاد میشود که برروى آنها اطلاعات محدود و پایهاى گذاشته مىشود.
کشور هایی مانند : آنگولا ـ قبرس ـ اتیوپی ـ فیجی ـ گابن ـ گامبیا ـ گینه ـ لائوس ـ مالی ـ نیجر ـ سوریه ـ یمن ـ توگو و ...
مرحله تکامل یافته (Enhanced) : در این مرحله تعامل میان شهروندان قدری توسعه پیدا می کند و مردم می توانند پرسش هایشان ر از طریق پست الکترونیک مطرح سازند و فرم های مورد نظر را به منظور دریافت خدمات دولتی از طریق اینترنت دریافت کنند .در این مقطع سازمان های دولتی از طریق ایجاد شبکه ها ی محلی به مبادله اطلاعات بپردازند.در این مرحله برتعداد سایتهاى دولتى افزوده میشود.
در این مرحله اطلاعات غنىتر و پویا (Dynamic) هستند و تغییرات با تواتر بیشترى در سایتها اعمال میشوند.
کشور هایی مانند : الجزایر ـ ارمنستان ـ آذربایجان ـ بنگلادش ـ کامرون ـ کرواسی ـ اکوادور ـ گرجستان ـ اندونزی ـ ایران ـ عراق ـ قزاقستان ـ کنیا ـ عمان ـ سنگال ـ تاجیکستان ـ تانزانیا ـ ترکمنستان ـ اوگاندا ویتنام و ...
مرحله تعاملى (Interactive) : در این مرحله فناوری مورد استفاده پیچیده تر می شود و ارزش های مورد نظر مردم نیز افزایش می یابد بدون اینکه نیازی به مراجعه مرئم به ادارات باشد آنها می توانند خدمات مورد نیازشان را از طریق اینترنت در یافت کنند.
در این مرحله کاربران از فرمهاى الکترونیکى استفاده میکنند و از طریق اینترنت با مقامات دولتى براى انجام کار خود تماس برقرار کرده و درخواستها و قرار ملاقاتهاى خود را بصورت On-line تنظیم مینمایند.
کشور هایی مانند : آرژانتین ـ اتریش ـ بلژیک ـ بحرین ـ بلغارستان ـ شیلی ـ چین دانمارک ـ مصر ـ مجارستان ـ هند ـ اسرائیل ـ ایتالیا ـ ژاپن کویت ـ مالزی ـ هلند ـ پاکستان ـ فلیپین–پرتقال ـ روسیه عربستان ـ آفریقای جنوبی ـ سوئد ـ ترکیه ـ امارات -اروگویه و ...
مرحله تراکنش (Transaction) : طى این مرحله کاربران میتوانند بطور مثال اعمالی چون : تمدید گواهی نامه،پرداخت مالیات،اخذ گذر نامه و یا انجام تبادلات مالى و ...
را از طریق شبکه اینترنت و بصورت امن (Secure) صورت دهند بدون نیاز حضور فیزیکی شهروندان در سازمان های مختلف دولتی .این مرحله از لحاظ مسائل امنیتی نیز از مراحل قبل پیچیده تر است و برای گذر از این مرحله سازمان های دولتی به قوانین جدیدی برای ارئه خدمات بدون کاغذ به شهروندان نیاز دارند.
کشور هایی مانند : استرالیا ـ برزیل ـ کانادا ـ فنلاند ـ فرانسه ـ آلمان ـ ایرلند ـ ایتالیا مکزیک ـ نیوزیلند ـ نروژ ـ کره جنوبی ـ سنگاپور ـ اسپانیا ـ ا نگلستان ـ آمریکا مرحله یکپارچه (Seamless) : این مرحله زمانی تحقق می یابد که کلیه سیستم های اطلاعاتی یکپارچه شوند و شهروندان با مراجعه به یک پایگاه داده بتوانند کلیه خدمات مورد نظر خود را دریافت کنند.
سیدن به این مرحله مستلزم ایجاد تغییر اساسی در فرهنگ، فرایند ها،ساختار سازمان ها ی دولتی است در این مرحله صرفه جویی های قابل ملاحظه ای در هزینه های ارائه خدمات صورت می گیرد و رضایت شهروندان به حداکثر میزان خواهد رسید.
همچنین کلیه فعالیتهاى دولتى بصورت یکپارچه برروى شبکه اینترنت کشور هایی مانند: هیچ کشوری در سطح جهان به این مر حله نرسیده است.
تاثیر دولت الکترونیک را در دوسطح خرد و کلان می توان بررسی کرد: سطح کلان (دولت) : اولین تاثیرآن : باعث تغییر کارکرد دولتها می گردد کالاها وخدمات با هزینه کمتر وسرعت بالاتر ارائه می شود اگرچه ممکن است در کوتاه مدت هزینه بردار باشد اما در بلند مدت باعث کاهش هزینه ها می شود۰ و بسیاری از مشاغل در سطح دولتی حذف ونهایتا حجم دولت کوچکتر می شود۰ دومین تاثیر آن : در شیوه اداره امور دولتی است به این معنا که شهروندان با دولت در تعامل هستند و رابطه به شکل سنتی یک طرفه نیست این رویکرد جدید سه پیامد دارد : از یک طرف ومطلع ساختن عموم از تصمیمات از طرف دیگر می باشد۰ دومین جز آن استفاده از فن اوری اطلاعات وارتباطات در جهت تسهیل مشارکت و تبادل نظر عموم مردم در راستای سیاست گذاری عمومی وتعیین اولویت های استراتژیک در تصمیم گیری های دولتی می باشد۰ سومین عنصر وپیشرفته ترین ان استفاده از فن اوری اطلاعا ت وارتباطات جهت انتخاب نمایندگان سیاسی وفرایندهای مردم سالار می باشد که همان دموکراسی الکترونیکی است .
سطح خرد (سازمانها – کارکنان و مدیریت) : ساختارهای سازمانی تغییر پیدا می کنند واز حالت سلسله مراتبی و عمودی به صورت کاملا تخت در می ایندو مرزها و واحدهای سازمانی کم رنگ تر می شوند وبه حضور دائمی وفیزیکی کارمندان نیازی نیست ومی توان از نیروی فکر انها بیشتر استفاده کرد.