دانلود مقاله سیستم‌های اطلاعات مالی

سیستم های اطلاعات مالی مکانیزه شده‌،به مدت یک قرن یا بیشتر استفاده شده اند.

ماشین های کارت پانچ که تنها گزینه واقعی برای شرکتهای بزرگ قبل از این که کامپیوتر به وجود آید بودند بیشتر برای کارکردهای مالی استفاده می‌شدند.

همین وضعیت برای ماشین‌های دفترداری با حرکت واقعی نیز وجود داشت.

کاربرد این ماشین‌ها، فقط محدود به پردازش داده‌های حسابداری بود و توجه کمی به اطلاعات مورد نیاز برای مدیران پرداخته می‌شد – حتی این شامل مدیران مالی هم می‌شد.

وقتی که کامپیوترها وارد صحنه شدند آنها به همین طریق به کار برده شدند.

این تا اواسط دهه 1960 نبود که سیستم های اطلاعات مالی، جهت استفاده از هر چیزی به جز امور اساسی حسابداری به کار برده می‌شدند.

ما تشخیص داده ایم که کارکرد مالی به جریان نقدینگی (پول) در شرکت می‌باشد.

اولا لازم است ه پول کافی را برای حمایت از تولید – بازاریابی و فعالیتهای دیگر به دست آوریم .

سپس لازم است که این بودجه‌ها را برای اطمینان از این که به روشهای بسیار مؤثر به کار برده می‌شوند- کنترل و نظارت کنیم.

تمام مدیران شرکت ها،‌مسئولیت های مالی دارند.

دست کم به آنها بودجه عملیاتی داده می‌شوند و از آنها انتظار دارند که هزینه ها را در محدودیتهای ایجاد شده حفظ کنند.

اطلاعاتی که جریان های نقدی را توصیف می‌کنند – درهر دو حالت بودجه بندی شده و واقعی – به مدیران این امکان را می‌دهند که از عهده مسئولیت های مالی‌اشان برآیند.

مدیران در بسیاری از بخشهای محیط شرکتی، همچنین به موضوعات مالی شرکت گرایش دارند.

سهامداران شرکت – اعضای کمیته مالی – دولت و تولید کنندگان نیاز به اطلاعات دارند تا وضعیت مالی شرکت را شرح دهند.

همچنین بیشتر اطلاعات مالی، دستورالعمل‌هایی برای گروه ها و سازمانهایی می‌باشد که هرگز مستقیما مربوط به شرکت نمی‌باشند – مثل تحلیل گران اوراق بهادار – آموزش دهندگان – اقتصاددانان و سرمایه گذاریان بالقوه.

سیستم اطلاعات مالی ، نیازهای هر دو مدیران و اجزای درون محیط شرکتی را به منظور اطلاعاتی که وضعیت مالی شرکت را شرح می‌دهند – برآورده می‌کنند.

مدل سیستم اطلاعات مالی ما عبارت سیستم اطلاعات مالی را جهت توضیح زیر سیستم CBIS به کار می‌بریم که اطلاعاتی را برای افراد و گروه‌های داخل و خارج شرکت – که مربوط به موضوعات مالی شرکت می‌باشند فراهم می‌کند.

اطلاعات به شکل گزارشهای دوره‌ای – گزارشهای خاص – نتایج مدل سازی های ریاضی – ارتباطات الکترونیکی و توصیه‌هایی برای سیستم‌های کارشناسی ارائه می‌شوند.

مدل سیستم اطلاعات مالی ، در شکل 3511 نشان داده شده است.

همچون دیگر سیستم‌های اطلاعات کاربردی، سیستم اطلاعات مالی شامل زیر سیستم‌های ورودی و خروجی می‌باشد.

دو تا از این زیر سیستم‌های ورودی – یعنی سیستم اطلاعات حسابداری و زیر سیستمی که به جمع آوری اطلاعات اختصاص داده شده – نیز در دیگر سیستم‌های کاربردی یافت می‌شوند.

سوم: حسابداری داخلی – که متشکل از حسابرسان داخلی شرکت می‌باشد که سیستم های ادراکی شرکت را تحلیل می‌کنند – اطمینان می‌دهند که داده های مالی به روش مناسبی پردازش می‌شوند.

3 زیر سیستم خارجی ، تاثیر را بر روی جریان نقدی شرکت اعمال می‌کند.

زیر سیستم پیش بینی کننده – فعالیت طولانی مدت شرکت را در محیط اقتصادی برنامه ریزی می‌کند.

زیر سیستم مدیریت بودجه‌ها، جریان نقدی 1 (در صورتی که روی دهد) نظارت می‌کند و در جستجوی تعادل و مثبت بودن می‌باشد.

در زیر سیستم کنترل، مدیران می‌توانند کاربرد مؤثر منابع تمام انواعی را به دست آورند که در دسترس آنان می‌باشند.

همچون دیگر سیستم‌های اطلاعاتی مالی ، زیر سیستم‌های خروجی شامل انواع مختلف نرم افزاری می‌باشد که محتواهای بانک داده‌ها را در اطلاعات تغییر می‌دهند.

شکل 1-35 مدلی از سیستم اطلاعات مالی 1-داده های ….

اطلاعات 2-زیرسیستم های ورودی 3-زیر سیستم های خروجی 4-زیر سیستم اطلاعات حسابداری 5-زیرسیستم پیش بینی کننده 6-منابع داخلی 7-منابع محیطی 8-زیرسیستم حسابرسی داخلی 9-زیر سیستم اطلاعات مالی 10-بانک داده 11-زیرسیستم مدیریت بودجه ها 12-زیر سیستم کنترل 13-کاربر نرم افزارهای مالی از پیش نوشته شده نرم افزار کابردی از پیش نوشته شده، برای بخشهای مالی – نسبت به هر بخش دیگر – به کار رفته است.

در اکثر موارد، بسته های (نرم افزاری) پردازش اطلاعات – مثل فهرست حقوق بگیران – فهرست موجودی‌ها – و حسابهای قابل دریافت وجود دارند مدیران مالی و تحلیل گران نیز استفاده خوبی از برگه گستره‌های الکترونیکی می‌کنند و اینها،‌نمونه هایی از بسته های نرم افزاری بهره وری شخصی می‌باشند.

ردیفهای برگه گستره‌ها برای نشان دادن داده‌های مالی مثل فروش‌ها و هزینه‌ فروش کالاها – عالی می‌باشند و ستون‌ها می توانند دوره‌های زمانی مثل ماه‌ها – فصل‌ها یا سال‌ها را نشان دهند.

این سیستم های نرم افزاری از پیش نوشته شده،‌شرکت کوچک را قادر می‌سازند به کنترل مالی خوبی – بدون سرمایه گذاری در سرویس‌های اطلاعاتی بزرگ – دست یابند.

این سیستم‌ها – همچنین از کاربرد وسیعی در شرکتهای بزرگ برخوردارند – جایی که دوستی با کاربر محرک اصلی ارزیابی کاربر نهایی است.

حال که وضعیت سیستم اطلاعات مالی را شرح دادیم، هر کدام از زیرسیستم های آن را توضیح می‌دهیم.

سیستم اطلاعات حسابداری پیش از این سیستم اطلاعات حسابداری را بحث کردیم و متعاقبا توانایی آن را جهت ارائه ورودی – در سیستم‌های اطلاعات اجرایی – بازاریابی و ساخت و تولید تشخیص دادیم.

در این فصل، مشاهده می‌کنیم که این سیستم اطلاعاتی نقش مهمی را در سیستم اطلاعات مالی بازی می‌کند.

اهمیت داده‌های حسابداری داده‌های حسابداری،‌رکورد هر چیزی با اهمیت مالی (یا پولی ) – را که در شرکت روی می‌دهد ارائه می‌کنند.

یک رکورد شامل هر تعامل می‌باشد و توضیح می‌دهد که چه اتفاقی روی داده است - چه موقع روی داده است – چه کسی شرکت کرده – و (در بسیاری موارد) مستلزم چه مقدار پول می‌باشد.

این داده‌های اطلاعاتی می‌توانند به روش‌های مختلفی تحلیل شوند تا بخش نیازهای اطلاعات مدیریت را برآورده سازند.

ما مشاهده کرده‌ایم که چطور مدیر بازاریابی می‌تواند گزارش تحلیل فروش‌ها را دریافت کند (شکل 4-28) که این نشان می‌دهد چطور محصولات به خوبی به فروش می‌رسند.

ما همچنین مشاهده کرده‌ایم که چطور مدیر ساخت و تولید می‌تواند گزارش تعمیر و نگهداری را دریافت کند (15-34) که این هزینه‌های اجرای ماشین‌های مختلف تعمیر و نگهدرای را دریافت کند.

(شکل 15-34)که این هزینه‌های اجرای ماشین‌های مختلف تولید را نشان می‌دهد.

همچنین یک مدیر مالی مثل مدیر اعتباری می‌تواند گزارش حسابهای دوره‌ای قابل دریافت را دریافت کند که این مقادیر قابل دریافت را براساس این که آنها چه مدت بدهی داشته‌اند – طبقه بندی می‌کند.

ما این گزارش را در شکل 5-28 نشان داده‌ایم - زمانی که مدیریت را با استثناء شرح دادیم.

AIS : تنها جزء رودی است که در تمام سیستم‌های اطلاعات مالی وجود دارد.

حتی به طوری بنیادی‌تر، AIS‌ پایه و اساسی است که در آن تمام زیرسیستم‌های CBIS اطلاعات گرا ساخته می‌شوند.

اگر شرکت AIS خوبی نداشته باشد نمی‌توان انتظار داشت که MIS خوب – DSS های خوب و سیستم‌های متخصص خوب داشته باشد.

زیرسیستم‌های حسابرسی داخلی شرکتهای تمام سایزها، متکی به حسابرسان خارجی می‌باشند که تا رکوردهای حسابداری را جهت تایید صحت و درستی اشان – حسابرسی کنند.

حسابرسان خارجی برای چنین شرکتهای حسابداری – مثل آرتور آندرسون و پراییس واترهوس – کار می‌کنند.

گزارشهای سالیانه سهامدار شامل گزارش مخصوص سهامداری می‌باشد که چنین حسابرسی‌ایی را انجام داده است.

شرکتهای بزرگتر، کارمندان حسابرسان داخلی مخصوص خودشان را دارند یعنی کسانی که تحلیل‌های مشابه همچون حسابرسان خارجی انجام می‌دهند ولی دامنه مسئولیت‌هایشان وسیع‌تر می‌باشد.

ما حسابرسی داخلی را به عنوان زیر سیستم ورودی از سیستم اطلاعات مالی در نظر می‌گیریم – به دلیل توانایی آن جهت ارزیابی مستقل و تاثیر عملیاتهای شرکت از نقطه نظر مالی.

شکل 2/35 روش معمول وضعیت حسابرسی داخلی را در شرکت نشان می‌دهد.

انجمن مدیران شامل کمیته حسابرسی است که مسئولیت های بخش حسابرسی داخلی را مشخص می‌کنند و بسیاری از گزارشهای حسابرسی را دریافت می‌کند.

مدیر حسابرسی داخلی، بخش حسابرسی داخلی را نظارت میکند و معمولا آن را به CEO یا CFO گزارش می‌کند.

CFO یا کارمند مالی ارشد – شخصی است که کارکرد مالی را نظارت می‌کند و معمولا عنوان معاون رئیس مالی را دارد.

این وضعیت سطح بالای حسابرسی داخلی در سازمان، اطمینان می‌دهد که به عنوان یک فعالیت مهم تشخیص داده شد،‌ و مستلزم همکاری مدیران در تمام سطوح می‌باشد.

شکل2/35 وضعیت حسابرسی داخلی در سازمان 1-انجمن مدیران / کمیته حسابرسی 2-کارمند اجرایی ارشد یا کارمند مالی ارشد 3-مدیر حسابرسی داخلی 4-بخش حسابرسی داخلی اهمیت عینیت عامل منحصر به فرد و خاصی که مدیران داخلی پیشنهاد می‌کنند عینیت است.

آنها به طور مستقل از واحدهای عملیاتی شرکت عمل می‌کنند و هیچ رابطه‌ای با افراد یا گروهها در شرکت ندارند.

تنها وظیفه آنان – نسبت به انجمن – CEO‌و CFO می‌باشد.

برای این که حسابرسان عینیت‌اشان را حفظ کنند، ثابت می‌کنند که مسئولیت عملیاتی را برای سیستم هایی که کمک به پیشرفت‌هاشان می‌کنند نمی‌خواهد.

آنها به طور جدی در محدوده مشورتی عمل می‌کنند.

بنابراین پیشنهاداتی را به مدیریت می‌دهند و مدیریت تصمیم می‌گیرد که آیا این پیشنهادات را اجرا کند یا نه.

در این رابطه، حسابرسان داخلی دقیقا همان روش را همچون تحلیل گران سیستم - انجام می‌دهند.

انواع فعالیت حسابرسی 4 نوع اساسی از فعالیت حسابرسی داخلی وجود دارد: مالی – عملیاتی- همزمان و طرح سیستم های کنترل داخلی.

یک حسابرس داخلی می‌تواند به تمام این 4 نوع بپردازند.

حسابرسی مالی حسابرسی مالی، صحت و درستی رکوردهای شرکت را اثبات می‌کند و فعالیتی است که توسط حسابرسان خارجی انجام می‌شود.

در برخی ماموریتها ، حسابرسان داخلی و حسابرسان خارجی با یکدیگر کار می‌کنند.

و در ماموریتهای دیگر – حسابرسان داخلی،‌خودشان تمام کارهای حسابداری را انجام می‌دهند.

حسابرسی عملیاتی حسابرسی عملیاتی،‌برای اثبات صحت (و دوستی) رکوردها انجام نمی‌شود بلکه برعکس مؤثر بودن روشها را اعتبار می‌بخشد.

و این نوعی فعالیت است که توسط تحلیل گر سیستم‌ها – طی مرحله تحلیل سیکل سیستم انجام می‌شود.

سیستم‌هایی که مطالعه می‌شوند تقریبا به طور اجتناب ناپذیری – به جای فیزیکی – ادراکی می‌باشند ولی آنها ضرورتا وابسته به کامپیوتر نمی‌‌باشند.

حسابرسی که در مورد سیستم‌های بر مبنای کامپیوتری تحقیق می‌کند – در قدیم اصطلاحا حسابرس EDP (یا حسابرس پردازش داده‌های الکترونیکی) نامیده شده است.

در هر حال این عنوان کمتر به کار رفته است چون بیشتر حسابرسان، در انجام محاسبات متخصص و خبره شده‌اند.

وقتی که حسابرسان داخلی، حسابرسی‌های عملیاتی را انجام می‌دهند آنها در جستجوی 3 ویژگی‌ اساسی سیستم می‌باشند: کفایت کنترلها / آیا سیستم برای پیشگیری (جلوگیری) – کشف یا تصحیح خطاها طراحی شده است؟

کارآیی (بازده) / آیا عملیاتهای سیستمی طوری انجام می‌شوند که بیشترین بهره وری را از منابع موجود به دست آورند؟

مطابقت با خطی مشی شرکت / آیا سیستم، شرکت را قادر می‌سازد که اهداف را برآورده کنند یا مشکلات آن را به طریق از پیش شرح داده شده حل کنند؟

وقتی که متخصصین اطلاعات، سیستم‌ها را به کار می‌برند، آنها باید این ویژگی‌ها را جستجو کنند.

حسابرسی همزمان حسابرسی همزمان شبیه به حسابرسی عملیاتی است با این استثنا که حسابرسی همزمان ادامه دار است.

مثلا حسابرسان داخلی ممکن است به طور تصادفی کارمندان را انتخاب کنند و چک های پرداختی‌اشان را – به جای استفاده از mailهای شرکت – شخصا به دست ایشان بدهند.

این روش تضمین می‌کند که اسامی روی لیست حقوق، کارمندان واقعی را نشان می‌دهند و واحدهای مستقل دروغین نمی‌باشند که از طریق سرپرست بی‌وجدان – که می‌خواهد برخی چک‌های فوق پرداختی را دریافت کند – انتخاب شده‌اند.

طرح سیستم‌های کنترل داخلی در حسابرسی عملیاتی و همزمان ، حسابرسان داخلی،‌ سیستم‌های موجود را مطالعه می‌کنند.

در هر حال حسابرس نباید منتظر بماند تا وقتی که سیستم برای اعمال تاثیر بر روی آن – اجرا شود.

حسابرسان داخلی باید فعالانه در پیشرفت سیستم‌ها شرکت کنند.

2 دلیل اصلی وجود دارد.

اول این که هزینه تصحیح جریان سیستم – به طور شگفت انگیزی – با 4000 برابر بیشتر از تصحیح خطای طرح – طی عملیات و حفظ سیستم – می‌باشد نسبت به وقتی که طرح ذهنی سازی می‌شود.

دلیل دوم برای ربط دادن حسابرسان داخلی به پیشرفت سیستم اینست که آنها مهارت (و تخصصی) را پیشنهاد می‌کنند که می‌تواند کیفیت سیستم را بهبود بخشد.

حسابرس داخلی به عنوان عضوی از تیم CBIS کمک‌هایی که حسابرسان داخلی می‌توانند برای CBIS انجام دهند به ترکیب دانش و مهارت‌اشان و رویکرد مدیریت ارشد بستگی دارد.

دانش و مهارتهای مورد نیاز حسابرسان برخلاف آنچه که تصور می‌کنید – حسابرسان داخلی همیشه در حسابداری – در دانشگاه – مهم نمی‌باشند.

آنها با انواع مختلف پس زمینه‌ها وارد حسابرسی می‌شوند.

این وضعیت در ترکیب با این حقیقت که سیستم‌های تجاری پیچیده می‌باشند، برای حسابرس داخلیِ جدید لازم و ضروری است که دوره آموزش چند ساله را بپذیرد.

تمام اینها بدین معنا می‌باشند که حسابرسان داخلی – مثل متخصصین اطلاعاتی – می‌توانند به درجه‌های مختلف پروژه‌های سیستمی – براساس توانایی‌های خاص‌اشان – آموزش و تجربه‌اشان کمک کنند.